合同実行委員会会合　2005.9.19 　９月１９日開催の合同実行委員会の開催結果を報告します。ご参加の方、夜遅くまでご苦労様でした。お陰様でだいぶ煮詰まってきました。引き続き、企画、プログラム、二次会などのそれぞれの担当毎に検討を進めていただき、次回の実行委委員会でご紹介下さい。なお、皆さんで以下の内容をご確認いただき、修正等ありましたらご連絡下さい。 　また、懇親会参加用の返信葉書、ＦＡＸを同封した同窓会会報が１０月上旬には、同窓会会員のお手元に届くことになっていますので、頃合いを見計らって、参加勧誘のご担当の方々は勧誘活動を本格的に推し進めていただきたいと思います。よろしくお願いいたします。 　次回の実行委員会は１０月２７日開催を予定しております。近くになりましたら、改めてご案内いたします。 １．日 時：　１８年９月１９日（火）午後６時半～ ２．場 所：　 財団法人マイクロマシンセンター会議室 ３．出席者：　 青柳桂一、大久保民夫、小川研一、海江田志津子、佐藤秀樹、神保妙子 鈴木邦治、関晴光、富本左園、布川勇、長谷川邦夫、村上繁夫、鑓水厚 平善昭（槌音会）、奥田健造（同窓会幹事長） ４．議事内容： １．懇親会の準備状況 ■懇親会の基調（確定） 　→たて、よこ、ななめの交流を実現させる 　→静かな環境で十分な懇談の時間を確保することが重要 　 ■参加者、ML登録者状況 　→参加予定者１１５名　（青柳、関） 　→ML登録者４００名強　（青柳） 　 ■招待者（青柳ほか） 　　山形県庁　県知事 　　山形県東京事務所　所長 　　山形県立山形東高等学校　校長 　　山形県立山形東高等学校同窓会　会長 　　山形県立山形東高等学校同窓会　幹事長 　　山形県立山形東高等学校同窓会　事務局長 　　山形東高等学校定時制同窓会　東京支部長 　　恩師（阿部先生、菅野先生） 　　 ■ニュース、会報関係（広報G) 　→ニュース発行（７号はこのアト）、会報の状況（１０月１日頃発送） 　→総会・懇親会出席連絡用葉書、FAX 　　 ■参加勧誘（年次会、ＯＢ会のそれぞれの担当者) 　→会報（１０月１日頃発送）が同窓会の皆さんの手元に届く頃合いを見計らって、 　　 参加勧誘活動を行う。手応えなどを次回の実行委員会にて紹介する。 　　 ■総会懇親会資料（広告・プログラムG） 　→山口印刷と交渉 　→参加者名簿締切りは１１月１０日、デザインはこれから 　→名札（兼領収書）は鑓水-佐藤秀で話し合う 　　 ■会の進行（懇親会次第） 　→懇親会次第（基本的な流れは確定） 　→当日の司会進行は槌音会（９９％平さん） 　 ■会場構成、イベント、料理、手みやげ（企画G)　⇒詳細は下記 （会場構成） 　→演壇は最小構成、イスを出来るだけ多く配置 　→年次会のテーブル、ＯＢ会のテーブル（エルンの会、東音会、山岳部など） 　→Uターンコーナー、名産コーナー 　 （イベント） 　①東音会演奏（持ち時間１０分）　②Uターンコーナー、物産コーナー 　③ビデオ（槌音会が検討） 　 （料理、手みやげ） 　→郷土料理（芋煮）、日本酒、ワイン等を予算の範囲内で決める 　→手みやげ（玉こんにゃく、おみ漬け）を用意する、販売コーナーも別途用意する 　 ■広告（広告・プログラムG) 　→バナー広告、資料綴じ込みタイプの広告は取り止め 　　 ■その他 　→デジカメ写真（→記録用）　⇒西塔君、小川研一君および槌音会から 　→法被（必要最小限の着用）　⇒企画Ｇが担当 　→２次会は幹事用（招待者については不要）　⇒担当：布川、鈴木邦治他 　→山形の六七会からは１５名程度参加予定　⇒山形組の対応も２次会と同じ 　　 ２．役割担当（開催準備）　 ■総括 ◎青柳、村上 ■会計 ◎関、鑓水　 ■資料（プログラム）作成 ◎鑓水、神保妙子他 ■企画＆ホテル対応 ◎佐藤秀樹、神保妙子、富本左園、今野、西塔、後藤邦春 　　　◇懇親会次第、会場構成、イベント、料理、手みやげ、その他 ■２次会・山形組対応 ◎布川、鈴木邦治 ■Web、ML対応 ◎青柳 ■年次会対応（メッセージ依頼＆参加勧誘） 　◇昭和３２年以前 ◎結城保子、海江田、花枡、神保妙子、芝貴子 　◇昭和３３年～５６年 ◎長谷川邦夫、松田眞一、村上、白井、布川、後藤邦春 　◇昭和５７年以降 ◎槌音会 ■ＯＢ会など対応（メッセージ依頼＆参加勧誘） 　◇東音会 ◎長谷川邦夫 　◇陸上部 ◎鈴木邦治、富本左園 　◇サッカー部 ◎松田眞一、（秋保） 　◇エルンの会 ◎結城保子、富本左園 ■招待者 ◎青柳、村上 ■広報関係 ◎結城保子、富本左園、藤井耕一、大久保民夫 　◇懇親会ニュース配信、同窓会だより対応 ■なお、槌音会は上記以外にビデオイベント、当日の懇親会進行、 　槌音会自身の参加勧誘など ３．役割担当（開催直前＆開催日）　⇒後日決める ４．関係スケジュール（概略） ＜年前半は環境整備中心＞ 1月 総会・懇親会2006HPびMLの立ち上げ（１月２５日） 同窓会運営委員会での説明 2月 幹事引き継ぎファイルの受け渡し（石川→青柳） 東京六七会事前打合せ会合（２月１０日） 3月 キックオフ会合（３月９日） 　　　　東京同窓会、東京六七会、槌音会 　　　　各年次幹事とのパイプつくり（メッセージ、メールアドレス） 　　　　総会・懇親会ニュースの随時発行 4月 実行委員会（４月１９日） ＜年後半が本番。企画内容の確定、集客本格化、来賓へのご案内など＞ 6月 東京同窓会だより（６月号） 東京六七会の１８年例会会合（６月７日） 7月 合同実行委員会（７月１９日） 9月 合同実行委員会（９月２１日） 10月 東京同窓会だより（１０月号） 合同実行委員会 11月　 総会・懇親会の開催（１１月２４日） 12月 次期幹事へ引き継ぎ 総会・懇親会2006 HP及びMLの閉鎖

　　
【 企画グループ関係検討結果メモ 】

項　目	( 担 当 者 )　　作　業　内　容
＜企画・ホテル担当分科会　打ち合わせ＞
テーブル関係	(青柳)　来賓者リスト作成（肩書き＆氏名） (企画・ホテル担当) 来賓者リストをもとに、来賓席テーブル数、席札、イス数、配置決める 出欠リストをもとに、立食用テーブル数、ポスト名称、配置を決める 中央テーブルの花はホテルに依頼。
受付関係・分担 　　受付の方法	(担当者)　　　 リストとの照合、領収書、入場カード・・・どうする？
招待者胸章	(青柳)　招待者胸章リスト作成 (企画・ホテル担当) リストをもとにチェック。同窓会で所有していなければ新規に作成。
入場者カード作成	(佐藤（秀）)　プログラム、領収書と一緒に印刷するか、鑓水、佐藤で検討する。
ドームホテル宿泊予約	(佐藤（秀）)　阿部先生、結城、富本、菅野先生・・・４部屋確保済み
看板、ステージ発注	(富本、佐藤)　ステージ：平台３枚（１．５間×１間、１尺～１．５尺高）、看板は文字のみ。ロゴなし 「　２００６年度　山形中学・東高東京同窓会　」
司会台発注	マイク確認
総会式次第作成	(奥田)　青木さんに直接連絡。１０月末提出で良いか要確認
各コーナーのアレンジ
郷土料理コーナー	(富本、結城、佐藤)　予算１２万
ワイン・酒コーナー	(神保)　予算１２万
ゆとり都物産コーナー	(富本、結城、佐藤) ゆとり都：石澤さん、村山係長　机２個、イス２個＋手伝い？
Ｕターンコーナー	(富本、結城、佐藤) ゆとり都：緑川さん 机１個、イス２個位・・少し離して設置
	ポスター用衝立？
ＢＧＭ	山形関連の音楽（民謡）、クラシック？・・・ＣＤ用意、担当者？
お土産関連	(富本、結城) ６００円×２００個・・・予算１２万、仕入先/ゆとり都、紙袋（４２円）付 こんにゃく＋おみ漬・・・７６０円相当 ※出席者が固まれば、土産の数増減あり。１週前まで確定する。 ※ゆとり都パンフレット同梱
ビデオ上映関連	(槌音会) プロジェクターの借用。コンテンツの選定。当日のセッティング。上映操作。撤収 プロジェクターの借用はやめ、卓上NOTE-ＰＣ（バッテリー動作）にとどめる。 パソコンは有志で用意。コンテンツもＤＶＤ、写真などそれぞれのテーブルで幅をもたせる。 写真上映も検討。写真は東高写真部にお願い・・・引き続き検討
カサブランカ隊	＞＞　消息、尋ね人アシスト ３人位必要？（ベル、ゆりの花用意？）、内容再チェック
写真撮影	(西塔、小川研一、槌音会から何名か）
２次会関係	(布川、鈴木（邦）、横沢、堤) 別会費５０００円。槌音会も参加。上京組からの徴収は要検討。
＜他の分科会案件＞
プログラム	(鑓水・神保)　広告は募集しないことに決定
同窓会誌	(富本、結城、大久保、藤井)　出欠はがきの扱いを検討する
返信はがき	(富本)
はがき受け取り	(村上、他数名)　出欠リスト作り（エクセルデータ）
ＨＰ/FAX受け取り	(関)　出欠リスト作り（エクセルデータ）
会報誌/ＦＡＸ受け取り	(奥田)　会報誌にもＦＡＸいれることに決定
出欠リスト監修	(青柳)　プログラム名簿、立食用テーブルアレンジに反映させる。